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Bandeja y conversaciones

Atender, transferir y finalizar conversaciones con tu equipo.
Por Axynology
• 8 artículos

Quién llega a Conversaciones

Conversaciones es donde atiende tu equipo. Aquí llegan los mensajes de todos tus canales. Quién llega - Instagram: quien te escribe directamente por privado, quien te menciona en una historia y quien responde al mensaje del bot. Quien solo comenta recibe el mensaje del bot, pero no aparece en Conversaciones: así tu equipo dedica su tiempo a quien de verdad quiere comprar. - Chat de tu sitio web: cada visitante que escribe. - Correo: cada correo que llega a la dirección de un canal de correo. Encontrar las conversaciones 1. Usa las pestañas Mías, Sin asignar y Todas. 2. Usa los botones de estado: Abiertas, Finalizadas o Todas. En Más están las Pendientes y las Pospuestas. 3. En el menú, dentro de Conversaciones, tienes Menciones, Participando y Sin responder. 4. Para ver solo un canal, tócalo en la lista Canales del menú. Junto a cada opción del menú ves cuántas conversaciones tienen mensajes sin leer. Los números se actualizan solos. Lo que ya sabe el bot Al abrir una conversación que vino de un comentario, verás arriba la nota interna «🤖 Contexto del bot» con el producto, el precio que le dio el bot, lo que comentó y la publicación. Así no tienes que preguntarle de nuevo. Si vuelve más tarde por otro producto, aparece la nota «🤖 Nuevo interés». Estos datos también están en el panel derecho, en Información de la conversación. Las notas internas solo las ve tu equipo, nunca el cliente. En el chat de tu sitio Mientras no sepas su nombre, el visitante aparece como «Visitante» seguido de un número. En el panel derecho ves la página de tu sitio en la que está y sus conversaciones anteriores.

Actualizado el 12 de octubre de 2026

Tomar, transferir y pedir una conversación

Cada conversación muestra arriba quién la atiende: Atiende: con el nombre de la persona (o Tú), Sin asignar o Bot. A su lado está Transferir. Tomar una conversación 1. Busca en Sin asignar las conversaciones que nadie atiende. 2. Abre una y toca Tomar conversación. Queda a tu nombre y el resto del equipo ve que la estás atendiendo. 3. Si te equivocaste, puedes deshacerlo. Transferir 1. En la conversación, toca Transferir. 2. Elige a una persona, un equipo o Sin asignar. 3. Si quieres, deja una Nota para quien la recibe (el cliente no la ve). Úsalo cuando otra persona deba seguir la conversación o cuando terminas tu turno. Pedir una conversación que atiende otra persona 1. Abre la conversación y toca Pedírsela. 2. A esa persona le llega un aviso. Solo ella o un administrador pueden pasártela. Si alguien te pide una de las tuyas, verás Pasársela a …. Asignación automática - Las conversaciones nuevas se reparten solas entre las personas del canal que están en Disponible. - Si un cliente vuelve a escribir en el chat de tu sitio, la conversación nueva va a quien lo atendió la última vez, si está disponible. - Si respondes una conversación que nadie atiende, queda asignada a ti. Un administrador puede apagarlo en Ajustes › Ajustes de la cuenta › Asignar a quien responda primero. Las notas internas no cuentan. Los administradores pueden tomar o transferir cualquier conversación; los agentes usan Pedírsela cuando la atiende otra persona.

Actualizado el 12 de octubre de 2026

Finalizar una conversación

Cuando terminas con un cliente, finaliza la conversación para que tu lista quede limpia. Finalizar 1. En la conversación, toca Finalizar. 2. La conversación pasa a Finalizadas y verás el aviso «Conversación finalizada» con Ver, por si quieres volver a ella. Qué pasa según el canal - Instagram: si el cliente vuelve a escribir, la conversación se abre de nuevo y aparece en Abiertas. - Chat del sitio web: la conversación también se cierra para el visitante. Él ve quién la finalizó (por ejemplo, «Ana finalizó la conversación») y una encuesta de satisfacción con caritas. Si vuelve a escribir, empieza una conversación nueva. En una conversación del chat web finalizada verás una franja con quién la finalizó, un botón Nota interna para dejar apuntes y Reabrir. Si ese cliente ya sigue en una conversación más reciente, la app no deja reabrir esta y te dice cuál es la nueva. Ver las finalizadas Usa el botón de estado Finalizadas. Arriba de la lista verás «Estás viendo las finalizadas» con Volver a abiertas. Finalización automática - Las conversaciones sin actividad durante 2 días se finalizan solas, sin enviar nada al cliente. Un administrador puede cambiarlo en Ajustes › Finalización de conversaciones › Finalizar conversaciones automáticamente. - Un chat del sitio web en el que nadie escribe se finaliza solo después de 2 horas, si no lo cambias. Nunca se cierra si el visitante está esperando tu respuesta. Poco antes, el visitante ve «¿Sigues ahí?». Un administrador cambia los minutos en Ajustes › Canales y mensajería › Canales › el canal del sitio web › Ajustes. Atajos de un toque En el panel derecho, Macros trae Pasó a WhatsApp y Vendido: ponen la etiqueta y finalizan la conversación. Cotizado pone su etiqueta y la pospone hasta que el cliente vuelva a escribir. Las macros nunca le envían nada al cliente.

Actualizado el 12 de octubre de 2026

El plazo de 24 horas de Instagram

Instagram solo permite responderle a un cliente durante las 24 horas siguientes a su último mensaje. Pasado ese plazo, no se le puede escribir hasta que vuelva a escribir él. Es una regla de Instagram, no de Axynology. Cómo te avisa la app 1. A las 20 horas del mensaje del cliente, la conversación recibe la etiqueta responder-hoy, se marca como urgente y aparece la nota «⏰ Quedan unas 4 horas para responder por Instagram.». 2. A las 24 horas, cambia a plazo-vencido y el cuadro de respuesta muestra que han pasado más de 24 horas y que Instagram no permite responderle hasta que vuelva a escribir. 3. Si envías un mensaje fuera de plazo, no le llega al cliente y verás una nota que lo explica. Cómo no perder clientes - Revisa cada día la etiqueta responder-hoy: son las conversaciones que vencen pronto. - Usa Disponible solo cuando puedas atender, para que el reparto automático lleve los chats a quien está conectado. - Si tienes otro canal de contacto con ese cliente (por ejemplo, su WhatsApp), puedes seguir por ahí y dejar una nota interna. Bueno saber - La etiqueta y la nota se ponen contando desde cada mensaje del cliente, aunque ya le hayas respondido. Guíate por el cuadro de respuesta: si no muestra el aviso de plazo vencido, todavía puedes responderle. - En algunas cuentas Instagram permite responder durante más tiempo cuando contesta una persona. Si es el caso de la tuya, te lo indicamos al configurarla. - Este plazo es solo de Instagram: en el chat de tu sitio web y en el correo puedes responder cuando quieras.

Actualizado el 12 de octubre de 2026

Sonido y avisos de chats nuevos

Cuando llega un chat nuevo del sitio web - Suena con un tono propio y aparece la tarjeta Chat entrante con el nombre del visitante, el principio de su mensaje y cuánto lleva esperando. Si espera más de 2 minutos, la tarjeta se pone en rojo. - Atender toma la conversación y la abre; Ver la abre sin tomarla. - El tono se repite mientras nadie le responda y deja de sonar cuando alguien la toma o le responde. - El título de la pestaña del navegador muestra cuántas conversaciones esperan, por ejemplo «(2) Axynology». Cuando alguien ya atiende una conversación, solo esa persona recibe sus avisos (salvo que te mencionen o participes en ella). Elegir los sonidos 1. Ve a tu foto o tus iniciales › Ajustes del perfil. 2. En Alertas de sonido, elige con qué mensajes suena. 3. Toca Probar sonido para comprobarlo. Avisos en la computadora o el teléfono 1. En Ajustes del perfil › Preferencias de avisos, activa los avisos en este navegador. 2. Permite las notificaciones cuando el navegador te lo pregunte. Funcionan en Chrome, Edge o Firefox, en un teléfono Android y en el iPhone con la app instalada (lee Instalar Axynology en el iPhone). Los avisos por correo vienen apagados. Si quieres alguno, actívalo en la columna Correo de Preferencias de avisos. Si no suena 1. Revisa que estés en Disponible. 2. Haz clic en la página: los navegadores no dejan sonar nada hasta que lo haces. Si ves «Activar sonido», tócalo. 3. Revisa que la conversación no la haya tomado otra persona. 4. Toca Probar sonido en Ajustes del perfil.

Actualizado el 12 de octubre de 2026

Ordenar con etiquetas y macros

Las etiquetas te ayudan a saber en qué punto está cada cliente. Las macros ponen etiquetas y ordenan la conversación con un solo toque. Poner una etiqueta 1. Abre la conversación. 2. En el panel derecho, ve a Etiquetas de la conversación › Agregar etiquetas. 3. Elige la etiqueta. En la computadora, al pasar el cursor sobre una etiqueta ves su descripción. Las etiquetas que ya trae tu cuenta | Etiqueta | Para qué | |---|---| | desde-comentario | Comentó en una publicación y recibió el mensaje del bot. | | mensaje-directo | Escribió directamente por privado. | | mencion-en-historia | Mencionó tu cuenta en una historia. | | cotizado | Ya le diste el precio final. | | esperando-cliente | Le diste el precio y todavía no respondió. | | sigue-por-whatsapp | La conversación siguió por WhatsApp. | | vendido | Compró. | | postventa | Garantía, cambios o soporte. | | responder-hoy / plazo-vencido | Las pone la app según el plazo de Instagram. | Un administrador puede crear más en Ajustes › Etiquetas. Macros: atajos de un toque En el panel derecho, la sección Macros trae tres: 1. Pasó a WhatsApp: pone sigue-por-whatsapp y finaliza la conversación. 2. Cotizado: pone cotizado y la pospone hasta que el cliente vuelva a escribir (queda en Pospuestas, dentro de Más). 3. Vendido: pone vendido y finaliza la conversación. Las macros nunca le envían nada al cliente. Encontrar por etiqueta En el menú, dentro de Conversaciones, puedes ver las conversaciones de cada etiqueta.

Actualizado el 12 de octubre de 2026